Внедряем 1C:ЗУП, 1С:ERP, 1С:УХ, раздельный учет ГОЗ
Примерное время прочтения ≈ 5 мин.
Программное решение «1С: Зарплата и управление персоналом 8» представляет собой комплексное HRM-решение для среднего и крупного бизнеса, с помощью которого можно повысить эффективность управления человеческими ресурсами компании.
1С:ЗУП уникален тем, что позволяет заменить сразу несколько программ, которые обычно использует HR-отдел. Версия 1С:ЗУП КОРП уже не просто система для учета кадров, расчета заработной платы, предоставления регламентированной и внутренней отчетности, но и решение для автоматизации HR-процессов, таких как: подбор, обучение, адаптация и оценка эффективности сотрудников c возможностью построения наглядных аналитических отчетов, которые гибко настраиваются под потребности бизнеса.
Еще одна очень важная особенность именно 1С заключается в том, что вендор моментально реагирует на все принимаемые законодательные изменения. 2020 год стал показательным – меры, принимаемые государством в связи с нераспространением новой коронавирусной инфекции, моментально находили отражение в системах 1С, например, учет «нерабочих дней» и расчеты по больничным листам.
Также в 2020 году вступили в действие новые законодательные нормы:
С 2021 года в очередной раз изменились формы отчетности по НДФЛ. Все перечисленные законодательные изменения нашли отражение в программе.
Кроме расширенных HR-функций появился новый функционал:
Значительно увеличились пользовательские возможности по настройке видов начислений без привлечения разработчиков. Если в 2.5 расчет страховых взносов производился отдельным документом «Начисления страховых взносов», то в 3.1 расчет страховых взносов теперь выполняется одновременно с расчетом зарплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов», что позволяет снижать риск ошибок пользователей.
Также, теперь в 3-ке все документы об отсутствиях являются кадрово-расчетными. Еще одним плюсом является возможность вести в программе учет резервов отпусков.
На текущий момент компанией 1С уже прекращена поддержка 1С:ЗУП 2.5 ПРОФ. В ближайшее время планируется прекращение поддержки и 1С:ЗУП 2.5 КОРП. Если вы все еще используете версию 2.5 КОРП, то стоит запланировать переход на новую редакцию уже сейчас. Компании, которые прошли путь обновления до редакции 3, столкнулись с рядом трудностей, о которых сегодня и пойдет речь.
1. Это полноценный проект по внедрению нового ПО, а не просто обновление
Итак, основная ошибка, которую допускают ключевые пользователи «1С:ЗУП 8» 2.5, решившие переходить на редакцию 3 – поверхностное представление самого процесса перехода. Несмотря на то, что речь идет о новой редакции того же программного решения, процесс смело можно назвать внедрением абсолютно нового ПО, а не просто перенос кадровых и расчетных данных для расчета заработной платы. Важно понимать, как существующие на предприятии процессы аккуратно переложить в новую систему. Сделать это можно только хорошо зная структуру хранения данных и имеющийся функционал ЗУП 3, так как архитектура новой системы существенно отличается от старой.
Любое внедрение нового ПО – это всегда проект с планом, сроками, этапами и рисками. Даже если вы используете типовую версию 1С:ЗУП 2.5 и не планируете вносить изменения в типовое решение 1С:ЗУП 3, то первым шагом необходимо провести анализ текущих процессов в 1С:ЗУП 2.5 и попробовать найти им отражение в 1С:ЗУП 3.
Поэтому, если в вашей компании работает более 500 человек или текущая ЗУП 2.5 доработана под задачи вашего предприятия, используется сложная система оплаты труда, есть сменные графики работы, оплата ночных и вечерних, а также доплаты за стаж работы, надбавки за вредные условия труда и другие доплаты и надбавки, то первый этап перехода – это анализ текущих процессов кадрового учета и расчета заработной платы. Только так вы сможете правильно сформировать функционально-технические требования к будущей системе, а также определить сроки, риски и этапы реализации проекта.
2. Когда лучше переходить на новую редакцию 1С:ЗУП?
Перевод расчета заработной платы на новую программу всегда лучше производить с 1-ого января. В ином случае будет утрачена возможность получения внутренней отчетности нарастающим итогом с начала года (своды начислений и удержаний, расчетные листки и др.). При переносе данных сохраняется только возможность формирования регламентированной отчетности по страховым взносам и НДФЛ. Поэтому лучше спокойно запланировать подготовительные работы по переходу на конец года, а старт работы в новой системе – с 1 января. Конец и начало года, конечно, и так стрессовое время для бухгалтерии, но так вы сможете не волноваться о корректности начислений заработной платы, об учете НДФЛ и страховых взносов.
Вывод: сейчас самое время запланировать проект перехода на новую редакцию 3.1 с 1 января следующего года. Обследование процессов переноса данных и анализ всех возможных рисков лучше доверить экспертам СмартР.
Фирма «1С» на своем сайте в блоке 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» подробно описывает типовой процесс: «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3».
Важно обратить внимание на комментарий 1С:
«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ». Поэтому, даже если вы используете 1С:ЗУП без доработок и планируете типовой перенос, предлагаемый фирмой 1С, необходимо четко понимать какой объем информации будет перенесен автоматизировано, а какой нужно будет внести вручную или с помощью создания дополнительных обработок по переносу данных.
Первый шаг — определить насколько типовой функционал 1С:ЗУП 3 подходит для решения ваших задач и требуются ли доработки.
Практика внедрений показывает, что базовая функциональность 1С:ЗУП 3 уже закрывает большую часть ранее созданных доработок редакции 2.5. И чтобы не создавать доработки и процессы, которые уже существуют в новой редакции, стоит обратиться к экспертам для проведения анализа и создания функционально-технических требований к будущей ИС (Информационной системе).
Например, в 1С:ЗУП ред. 3 есть возможность добавлять дополнительные реквизиты и сведения к большей части объектов системы (как к справочникам, так и к документам). Внутренний конструктор отчетов позволяет пользователям самостоятельно, без привлечения программистов, настраивать имеющиеся типовые отчеты системы под требования конкретного предприятия. Это позволяет получать отчеты в необходимых конкретному предприятию разрезах аналитики.
Но зачастую разобраться в возможностях программы самостоятельно задача не из легких. Здесь очень важна совместная работа компании и партнера по внедрению 1С. Заказчик знает свою «внутреннюю кухню», бизнес-потребности и требования к отчетам, а исполнитель знает все о 1С:ЗУП редакции 3.
Фирма «1С» на своем сайте в блоке 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» подробно описывает типовой процесс: «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3».
Важно обратить внимание на комментарий 1С:
«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ». Поэтому, даже если вы используете 1С:ЗУП без доработок и планируете типовой перенос, предлагаемый фирмой 1С, необходимо четко понимать какой объем информации будет перенесен автоматизировано, а какой нужно будет внести вручную или с помощью создания дополнительных обработок по переносу данных.
Первый шаг — определить насколько типовой функционал 1С:ЗУП 3 подходит для решения ваших задач и требуются ли доработки.
Практика внедрений показывает, что базовая функциональность 1С:ЗУП 3 уже закрывает большую часть ранее созданных доработок редакции 2.5. И чтобы не создавать доработки и процессы, которые уже существуют в новой редакции, стоит обратиться к экспертам для проведения анализа и создания функционально-технических требований к будущей ИС (Информационной системе).
Например, в 1С:ЗУП ред. 3 есть возможность добавлять дополнительные реквизиты и сведения к большей части объектов системы (как к справочникам, так и к документам). Внутренний конструктор отчетов позволяет пользователям самостоятельно, без привлечения программистов, настраивать имеющиеся типовые отчеты системы под требования конкретного предприятия. Это позволяет получать отчеты в необходимых конкретному предприятию разрезах аналитики.
Но зачастую разобраться в возможностях программы самостоятельно задача не из легких. Здесь очень важна совместная работа компании и партнера по внедрению 1С. Заказчик знает свою «внутреннюю кухню», бизнес-потребности и требования к отчетам, а исполнитель знает все о 1С:ЗУП редакции 3.
Вывод: нельзя занижать важность этапа «Анализ и формирование требований к будущей системе», и проводить его быстро, самостоятельно или «как попало», потому что это может значительно увеличить затраты на проект.
Вывод: нельзя занижать важность этапа «Анализ и формирование требований к будущей системе», и проводить его быстро, самостоятельно или «как попало», потому что это может значительно увеличить затраты на проект.
После того как проанализированы все кадровые и расчетные процессы, выявлены все разрывы по процессам в старой и новой редакции, разработаны функционально-технические требования к новой информационной системе можно приступать к планированию действий.
При это обязательно надо заложить время на параллельный расчет в двух системах. Это может быть, как один месяц, так и целый квартал. Больше одного квартала планировать не стоит, так как параллельный учет это уже серьезная дополнительная нагрузка на пользователей системы.
Зачем же нужна работа в 2-х системах одновременно?
После того как проанализированы все кадровые и расчетные процессы, выявлены все разрывы по процессам в старой и новой редакции, разработаны функционально-технические требования к новой информационной системе можно приступать к планированию действий.
При это обязательно надо заложить время на параллельный расчет в двух системах. Это может быть, как один месяц, так и целый квартал. Больше одного квартала планировать не стоит, так как параллельный учет это уже серьезная дополнительная нагрузка на пользователей системы.
Зачем же нужна работа в 2-х системах одновременно?
Если у предприятия нет возможности до конца декабря выплатить зарплату за декабрь, перечислить в бюджет НДФЛ и взносы, то лучше запланировать параллельную работу начиная с декабря. Кадровые данные и данные расчета в этом случае переносятся в ЗУП 3.1 по состоянию на 1 декабря. Параллельный расчет выполняется за декабрь. Данный вариант позволит корректно сформировать переходящее сальдо по выплатам и НДФЛ на 1 января.
После того как вы определились с датами полного закрытия остатков и переноса данных можно переходить к планированию проекта в целом.
Если у предприятия нет возможности до конца декабря выплатить зарплату за декабрь, перечислить в бюджет НДФЛ и взносы, то лучше запланировать параллельную работу начиная с декабря. Кадровые данные и данные расчета в этом случае переносятся в ЗУП 3.1 по состоянию на 1 декабря. Параллельный расчет выполняется за декабрь. Данный вариант позволит корректно сформировать переходящее сальдо по выплатам и НДФЛ на 1 января.
После того как вы определились с датами полного закрытия остатков и переноса данных можно переходить к планированию проекта в целом.
Даже если вам кажется, что вы все знаете про кадровый учет и расчет зарплаты. Даже если вы думаете, что знаете логику 1С «вдоль и поперек» и вам не составит труда найти все настройки «по наитию». Мы вас уверяем — работа в новой редакции 1С:ЗУП 3, со всей её широкой функциональностью, требует предварительного ознакомления.
Даже если вам кажется, что вы все знаете про кадровый учет и расчет зарплаты. Даже если вы думаете, что знаете логику 1С «вдоль и поперек» и вам не составит труда найти все настройки «по наитию». Мы вас уверяем — работа в новой редакции 1С:ЗУП 3, со всей её широкой функциональностью, требует предварительного ознакомления.
Если ваше предприятие относится к среднему и крупному бизнесу, то вам необходимо позаботиться о поддержке и экспертном сопровождении ваших специалистов минимум на протяжении первого полугодия (если вы начали работать в системе с 1 января). Такой подход даст возможность пользователям глубже изучить все возможности системы, не допустить грубых ошибок при учете НДФЛ или, как минимум, минимизировать их количество.
Поддержка может быть организована как внутренними специалистами, так и с привлечением партнера по внедрению 1С.
Мы обычно предлагаем поддержку на этапе промышленной эксплуатации в течение квартала, а также помощь в подготовке и формировании регламентированной отчетности и последующую поддержку в течение полугода.
Если ваше предприятие относится к среднему и крупному бизнесу, то вам необходимо позаботиться о поддержке и экспертном сопровождении ваших специалистов минимум на протяжении первого полугодия (если вы начали работать в системе с 1 января). Такой подход даст возможность пользователям глубже изучить все возможности системы, не допустить грубых ошибок при учете НДФЛ или, как минимум, минимизировать их количество.
Поддержка может быть организована как внутренними специалистами, так и с привлечением партнера по внедрению 1С.
Мы обычно предлагаем поддержку на этапе промышленной эксплуатации в течение квартала, а также помощь в подготовке и формировании регламентированной отчетности и последующую поддержку в течение полугода.
Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1:
Как показывает практика, даже несмотря на огромное количество инструкций по переходу с ЗУП ред. 2.5 на ЗУП ред. 3 в открытых источниках, никто не застрахован от ошибок, про часть из которых мы можем рассказать вам на нашем онлайн-практикуме 4 августа в 14:00.
Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1:
Как показывает практика, даже несмотря на огромное количество инструкций по переходу с ЗУП ред. 2.5 на ЗУП ред. 3 в открытых источниках, никто не застрахован от ошибок, про часть из которых мы можем рассказать вам на нашем онлайн-практикуме 4 августа в 14:00.
Для Вас мы БЕСПЛАТНО проведем аудит существующих систем на платформе 1С, в процессе которого наши эксперты подробно ответят на все вопросы.Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас, чтобы не терять ни минуты!
Для Вас мы БЕСПЛАТНО проведем аудит существующих систем на платформе 1С, в процессе которого наши эксперты подробно ответят на все вопросы.Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас, чтобы не терять ни минуты!
И мы свяжемся с вами в самое ближайшее время
И мы свяжемся с вами в самое ближайшее время
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт
