Внедряем 1С:ERP, 1С:УХ, 1C:ЗУП, раздельный учет ГОЗ
ЭКСПЕРТНАЯ СТАТЬЯ
Особенности использования документа
«Табель учета рабочего времени» в ЗУП 3.1
1) ЗУП поддерживает две методики для учета фактически отработанного времени сотрудников:
- метод «Отклонений»;
- метод «Сплошной регистрации».
Метод «Отклонений» подразумевает, что сотруднику назначается график работы, в котором указывается планируемое время работы (как в дневное, так и в ночное время). Далее в программе регистрируются отклонения от графика (неявки и сверхурочная работа). При временном изменение графика работы сотрудника возможно введение в программу документа «Индивидуальный график». Документ позволяет регистрировать плановый перенос выходных дней на рабочие и, наоборот, в конкретном месяце.
Метод «Сплошной регистрации» подразумевает, что данные об отработанном времени регистрируются в программе документом «Табель учета рабочего времени». Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.). Поэтому, если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.
2) В большинстве случаев, для корректного расчета заработной платы, внесение в систему документов «Табель учета рабочего времени» не является обязательным. Если трудоемко вести в ЗУП графики работы по каждому сотруднику или происходит частое изменение плановых графиков, вместо регистрации данных об отработанном времени сотрудников в документ «Табель учета рабочего времени» возможно регистрировать эти данные в документ «Данные для расчета зарплаты». В этом случае в ЗУП в пользовательском режиме настраивается шаблон ввода данных. Имеется возможность настроить ввод данных как за каждый рабочий день, так и в целом за расчетный месяц.
3) Использование документа «Табель учета рабочего времени» обосновано только в случае, когда в один рабочий день у сотрудника есть два или более видов времени, оплачиваемых как явка.
Например: водитель автобуса во время рейса получает ставку 200 рублей в час, а время ремонта оплачивается из расчета 150 рублей в час. В один день сотрудник может быть в рейсе и производить ремонт транспортного средства. В этом случае ведение табеля будет необходимо.
Минусы использования документа «Табель учета рабочего времени»:
1) Документ табель позволяет корректно рассчитать заработную плату. Но если отсутствия (например, прогул, отсутствие по невыясненной причине) будут отображены только в табеле, но не зарегистрированы в ЗУП отдельными документами, то это вызывает ошибки в расчете среднего заработка и формирования отчетности по стажу в ПФР. Т.к. документ «Табель учета рабочего времени» не делает движения в регистры отвечающие за формирование отчетности в ПФР и участвующие в подсчете дней при расчете среднего заработка. Пример приведен ниже.
2) Данные об отработанном времени введенные документом «Табель учета рабочего времени» при начислении зарплаты являются приоритетными перед другими документами, регистрирующими отработанное время. Поэтому, если в предыдущем месяце была допущена ошибка в табеле, то для того, чтобы верно произвести перерасчет в последующих месяцах необходимо сначала внести в систему документ исправление «Табель учета рабочего времени». Примеры приведены ниже.
3) Если для расчета зарплаты за первую половину месяца в систему вводится документ «Табель учета рабочего времени» с периодом «за первую половину месяца», то далее в системе есть возможность ввести данные только за вторую половину месяца. Для исправления ошибки в табеле за первую половину месяца необходимо будет вносить исправления в этот документ. Либо делать все табеля за первую половину месяца не проведёнными, а потом загружать табеля, в целом, за период.
ПРИМЕР 1
Условия примера – в бумажном варианте табеля за февраль в период с 25.02.2020 по 29.02.2020 стоит НН (неявка по невыясненной причине). Т.к. это конец месяца и сотрудник еще не сдал больничный лист табельщик решил, что сотрудник будет болеть до конца месяца. В марте месяце выяснилось, что сотрудник закрыл больничный лист 28.02.2020, а 29.02.2020 вышел на работу (т.к. в этот день была его смена). В марте в бухгалтерию подали корректировочный табель за Февраль.
Расчет ФЕВРАЛЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием НН в этот период. Оплата в феврале будет корректной с учетом данных табеля.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Создать документ «Отсутствие (болезни, прогулы, неявки)» на период с 25 по 29 февраля
В обоих случаях отчет «Табель учета рабочего времени» и расчет зарплаты за февраль будет корректным.
Расчет МАРТА
В марте оба сотрудника идут в отпуск с 05.03 по 06.03. Больничные листы еще не предоставлены, но отпускные нужно рассчитать и выдать не позднее 02.03. Создаем документ «Отпуск» на обоих сотрудников. Анализируем расчет среднего заработка.
1 вариант - документ табель
Средний заработок некорректный, т.к. табель не делает движение в регистры, которые отвечают за количество дней для расчета среднего заработка. Сумма за февраль 14000, а количество календарных дней 29. Таким образом средний заработок будет занижен.
2 вариант – данные для расчета зарплаты и отсутствие
Средний заработок корректный, т.к. документ «Отсутствие…» делает движение в регистры, которые отвечают за количество дней для расчета среднего заработка. Сумма за февраль 14000, а количество календарных дней 25.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА ФЕВРАЛЬ В МАРТЕ
Сотрудники предоставили в бухгалтерию больничные листы и выяснилось, что больничные были с 25 по 28, а не по 29 февраля и 29 февраля сотрудники отработали по 12 часов.
1 вариант – документ табель
В марте необходимо исправить документ «Табель учета рабочего времени» за февраль. Поставить количество часов явки 29 февраля и заменить НН на Б с 25 по 28 февраля
2 вариант – данные для расчета зарплаты и отсутствие
Необходимо исправить документ «Отсутствие (болезни, прогулы, неявки)» установив в нем новую дату окончания отсутствия – 28 февраля.
2 вариант – данные для расчета зарплаты и отсутствие
Необходимо исправить документ «Отсутствие (болезни, прогулы, неявки)» установив в нем новую дату окончания отсутствия – 28 февраля.
В результате в документе «Начисление зарплаты и взносов» за МАРТ будет выполнен пересчет по обоим сотрудникам. Отчет «Табель учета рабочего времени» и перерасчет по ним будет идентичным.
В результате в документе «Начисление зарплаты и взносов» за МАРТ будет выполнен пересчет по обоим сотрудникам. Отчет «Табель учета рабочего времени» и перерасчет по ним будет идентичным.
Если в программе не установлена настройка «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», то перерасчет будет зафиксирован в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Доначисление, перерасчеты». Если указанная выше настройка установлена, то перерасчет фиксируется отдельным документом «Доначисление, перерасчет».
Если в программе не установлена настройка «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», то перерасчет будет зафиксирован в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Доначисление, перерасчеты». Если указанная выше настройка установлена, то перерасчет фиксируется отдельным документом «Доначисление, перерасчет».
ПРИМЕР 2:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за май сотрудникам указали 192 часа работы в дневное время. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще и в ночное время. В июне в бухгалтерию подали корректировочный табель за Май.
РАСЧЕТ МАЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в дневное время часов. Оплата в мае будет корректной с учетом данных табеля.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
ПРИМЕР 2:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за май сотрудникам указали 192 часа работы в дневное время. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще и в ночное время. В июне в бухгалтерию подали корректировочный табель за Май.
РАСЧЕТ МАЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в дневное время часов. Оплата в мае будет корректной с учетом данных табеля.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Расчет зарплаты за май по обоим сотрудникам будет корректным.
Расчет зарплаты за май по обоим сотрудникам будет корректным.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА МАЙ В ИЮНЕ
В июне предоставлен корректировочный табель за май, где указано что дополнительно сотрудники 2 и 3 мая отработали по 4 часа в ночное время.
1 вариант – документ табель
Ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за май в июне.
2 вариант – данные для расчета зарплаты
Внести документ «Данные для расчета зарплаты» за май в июне отразив в нем только дополнительные часы, отработанные в ночное время.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА МАЙ В ИЮНЕ
В июне предоставлен корректировочный табель за май, где указано что дополнительно сотрудники 2 и 3 мая отработали по 4 часа в ночное время.
1 вариант – документ табель
Ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за май в июне.
2 вариант – данные для расчета зарплаты
Внести документ «Данные для расчета зарплаты» за май в июне отразив в нем только дополнительные часы, отработанные в ночное время.
В обоих вариантах перерасчет зарплаты за май в июне будет корректным
В обоих вариантах перерасчет зарплаты за май в июне будет корректным
ПРИМЕР 3:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за июнь сотрудникам указали 155 часов работы. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще 12 июня в праздничный день. В июле в бухгалтерию подали корректировочный табель за Июнь.
РАСЧЕТ ИЮНЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в месяце часов.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Оплата в июне будет корректной с учетом данных табеля.
ПРИМЕР 3:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за июнь сотрудникам указали 155 часов работы. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще 12 июня в праздничный день. В июле в бухгалтерию подали корректировочный табель за Июнь.
РАСЧЕТ ИЮНЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в месяце часов.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Оплата в июне будет корректной с учетом данных табеля.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА ИЮНЬ В ИЮЛЕ
В июле предоставлен корректировочный табель за июнь, где указано, что дополнительно сотрудники отработали по 8 часов 12 июня в праздничный день, который для них был выходным.
В ЗУП работа в праздничный (выходной) день регистрируется документом «Работа в выходные и праздники». Период расчета ИЮЛЬ.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА ИЮНЬ В ИЮЛЕ
В июле предоставлен корректировочный табель за июнь, где указано, что дополнительно сотрудники отработали по 8 часов 12 июня в праздничный день, который для них был выходным.
В ЗУП работа в праздничный (выходной) день регистрируется документом «Работа в выходные и праздники». Период расчета ИЮЛЬ.
1 вариант – документ табель
Документ «Табель учета рабочего времени» введенный за июнь является более приоритетным, чем документ «Работа в выходные и праздники» введенных и июле за июнь. Дополнительно, необходимо ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за июнь в июле.
1 вариант – документ табель
Документ «Табель учета рабочего времени» введенный за июнь является более приоритетным, чем документ «Работа в выходные и праздники» введенных и июле за июнь. Дополнительно, необходимо ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за июнь в июле.
Только после этого при расчете зарплаты за июль будет произведено доначисление за июнь.
Только после этого при расчете зарплаты за июль будет произведено доначисление за июнь.
2 вариант – данные для расчета зарплаты
При расчете зарплаты за июль доплата за работу в выходной день июня будет начислена автоматически без дополнительных действий пользователя на основании данных введенных в документ «Работа в выходные и праздничные».
2 вариант – данные для расчета зарплаты
При расчете зарплаты за июль доплата за работу в выходной день июня будет начислена автоматически без дополнительных действий пользователя на основании данных введенных в документ «Работа в выходные и праздничные».
Оставьте заявку на экспресс-аудит!
И мы свяжемся с вами в самое ближайшее время
Оставьте заявку на экспресс-аудит!
И мы свяжемся с вами в самое ближайшее время
— Бесплатные Сайты и CRM.